Die Antworten der Studienteilenhmer lassen erheblichen IT-Bedarf erkennen: Kaum mehr als die Hälfte der Befragten (53 Prozent) nutzt spezielle Softwarelösungen zur Steuerung und Planung. Mehr als ein Viertel (28 Prozent) arbeitet mit Microsoft Excel. Elf Prozent planen aktuell die Anschaffung eines entsprechenden Werkzeugs und befassen sich daher intensiv mit der Thematik.

Noch ganz am Anfang

Die Experten von Barc sagen, dass sich der öffentliche Sektor noch in einer sehr frühen Phase der Einführung von Steuerungs- und Planungssystemen befindet. Das schließen die Analysten zum Beispiel daraus, dass kaum spezialisierte Werkzeuge eingesetzt oder relativ selten spezifische Funktionen genutzt werden.

Genauer: Über 80 Prozent der Befragten setzen zwar spezielle Software oder Microsoft Excel für Steuerungs- und Planungszwecke ein. Aber: Die Nutzung erfolgt eher wöchentlich oder monatlich und nicht täglich, so dass viele Potenziale der Software brach liegen.

Etabliert hat sich die Nutzung insbesondere für die Themen Reporting, Datenanalyse sowie Planung und Budgetierung. Zukunftsthemen sind die Umsetzung von Dashboards/ Cockpits sowie Balanced-Scorecard-Anwendungen.

Die Tatsache, dass 80 Prozent der Befragten regelmäßig Daten aus Ihren Systemen für Steuerung und Planung exportieren, deutet auf eine generell mangelnde Unterstützung durch die eingesetzten Lösungen hin.

Fundament fehlt

„Besonders bedenklich ist, dass 30 Prozent der befragten Behörden angaben, „kein Datenmanagementkonzept“ zu besitzen. Somit fehlt diesen Einrichtungen ein wesentliches Fundament eines jeden Steuerungs- und Planungssystems“, sagt Christian Fuchs, Analyst bei Barc.

Die insgesamt in der Studie festgestellte niedrige Zufriedenheit mit den aktuellen Steuerungs- und Planungssystemen (nur 37 Prozent sind zufrieden) sowie klar formulierte Defizite wie komplizierte Prozesse, zu niedrige Geschwindigkeit bei der Umsetzung von Änderungen, mangelnde Datenqualität und nicht abgestimmte Kennzahlen sind Themen, die im Wesentlichen organisatorisch angegangen werden müssen.

Da bei 41 Prozent der Befragten diese Organisation fehlt, werden die genannten Defizite in naher Zukunft nur schwerlich abgestellt werden können.

„Die Umstellung des Rechnungswesens von der kameralen auf eine doppische Buchführung, neue gesetzliche Anforderungen (bspw. EU-Dienstleistungsrichtlinie), der steigende Bedarf an Kostentransparenz sowie der demografische Wandel lassen vermuten, dass der Einsatz von Steuerungs- und Planungssystemen in Zukunft über alle Fachreferate hinweg weiter zunehmen wird“, sagt Melanie Mack, Senior Analystin bei Barc.

Weitere Informationen zur Studie:

Für die Studie haben die Würzburger Analysten Ansprechpartner bei 122 deutschen Behörden befragt. Die meisten davon sind überwiegend in der Leitungsebene in Fachreferaten sowie der Informationstechnologie tätig. Die Hälfte der Teilnehmer stammt aus der kommunalen Verwaltung, ein Fünftel aus der Landesverwaltung. Weitere Befragte verteilen sich auf Forschung & Lehre, sonstige Organisationen, Bund, Sozialversicherungsträger und öffentliche Beteiligungsunternehmen.

barc/pan

Weitere Informationen über Barc:

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