Karlsruhe, 4. Dezember 2007 - xsc/pan. Schwammige Klauseln, unklare Zuständigkeiten, überzogene Erwartungen: In fast jedem zweiten Unternehmen gefährden Mängel bei IT-Ausschreibungen den reibungslosen Ablauf von Projekten. Das Management der Xact4u Strategy Consulting AG hat die typischen Probleme skizziert und sagt, wie sie sich vermeiden lassen.

Kriterien für die Auswahl der Anbieter festlegen

Ob eine bestimmte Branchenexpertise, ausgeprägte Innovationskultur, internationale Präsenz, spezifische Fachkenntnisse oder andere Merkmale – aus den prinzipiell sehr vielfältigen Auswahlkriterien für die Marktevaluierung müssen die Leistungsmerkmale der Anbieter herausgearbeitet werden, die elementar und zielführend für die geplante Lösung sind.

Die bedarfsgerecht definierten Kriterien sind zudem nach ihrer Relevanz für die erfolgreiche Realisierung des ausgeschriebenen Projekts zu gewichten, damit eine vergleichende Gesamtbewertung möglich ist.

Pflichtenheft und Vier-Augen-Prinzip

Je mehr es an Vollständigkeit, Konkretisierung und Plausibilität von Zielsetzungen, Anforderungen, Zeiträumen und anderen Parametern mangelt, desto schwieriger ist zwangsläufig die Erstellung von Angeboten. Auch die Frage, auf welchen strategischen oder operativen Nutzen die geplante Investition abzielt, sollte genau beantwortet werden. Denn nur eine ausführliche und präzise Darstellung der Anforderungsmatrix vermeidet Interpretationsspielräume, die bei den Anbietern zu erheblichen Fehleinschätzungen führen können.

Sinnvollerweise sollte ein Vier-Augen-Prinzip angewandt werden, bei dem ergänzend zu den Autoren der Ausschreibung interne oder externe Fachleute eine kritische Prüfung vornehmen.

Individuelle Besonderheiten deutlich machen

Da jedes IT-Projekt typischerweise eine Reihe unternehmensspezifischer Merkmale aufweist, müssen die relevanten Besonderheiten auch deutlich in der Ausschreibung dargestellt sein. Wer hingegen eine Anforderungsgrundlage präsentiert, die einem branchentypischen „Standardbaukasten“ entnommen ist, wird kaum individuell orientierte und damit erwartungsgerechte Lösungsangebote erhalten.

Auf klar interpretierbare Begrifflichkeiten achten

Häufig lösen begriffliche Aspekte weit reichende Probleme aus, beispielsweise beim Begriff „Standard“ bei einer Software-Beschaffung. Der Anwender spricht davon, dass eine Funktion im Rahmen des Auslieferungszustandes vorhanden ist und durch einfache Konfiguration aktiviert wird.

Die Anbieter definieren hingegen „Standard“ häufig als einen upgrade-fähigen Rahmen für eine bestimmte Funktion, die aber durch Programmierung den Bedürfnissen des Anwenders angepasst werden muss.

Bei den wesentlichen Begriffen muss der Auftraggeber deshalb ggf. sein Verständnis besonders erläutern.

Rollenverteilung im Projekt skizzieren

Ein typischer Stolperstein ist die unklare Rollenverteilung. Bei Projektplanung und –realisierung müssen die Aufgaben klar zwischen dem Auftraggeber und Anbieter verteilt sein. Genauer: Es muss schon in der Ausschreibung deutlich dargestellt sein, wer welche Ressourcen einsetzt, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wie später in der Projektrealität die konkreten Entscheidungsstrukturen aussehen sollen.

Keine unrealistischen Erwartungen

Häufig werden in den Ausschreibungsunterlagen Projektaufwände, Realisierungstermine oder andere Parameter vorgegeben, die einer fundierten Betrachtung nicht standhalten oder aus Bedingungen abgeleitet sind, die dem betreffenden Projekt nicht entsprechen. Sinnvoller wäre es, für solche Angaben vorher fachliche Unterstützung heranzuziehen, um den Erwartungshorizont realistisch zu gestalten.