Frankfurt am Main, 17. April 2008 – pan. Wenn Unternehmen ihre Informationstechnik auslagern, erwarten sie nicht nur reibungslosen und umfassenden Service. Sie wollen auch Geld sparen. Wird dieses Ziel verfehlt, ist die Enttäuschung groß. Stefan Regniet, Chef des Frankfurter Beratungshauses Active Sourcing, hat die Gründe für teures Outsourcing analysiert und die wichtigsten Tipps für erfolgreiche Verhandlungen mit IT-Dienstleistern zusammen gestellt. Der Experte warnt dabei auch vor Übertreibungen beim Feilschen um vorteilhafte Konditionen.

Der Markt für das IT-Outsourcing ist sehr intransparent, so dass die Preisunterschiede zwischen den verschiedenen Dienstleistern meist in einem zweistelligen Bereich liegen. Dass sie häufig nicht genutzt werden, liegt an Unklarheiten beim Leistungsumfang im Ausschreibungsverfahren. Folge: Der Auftraggeber muss beim Auswerten der Angebote „Äpfeln mit Birnen“ vergleichen.

Um dies zu vermeiden, muss der Auftraggeber zum Vergleichszeitpunkt mit identischen Annahmen für alle Anbieter arbeiten, selbst wenn er die genauen Mengen und definitiven Service Level-Anforderungen noch nicht abschließend geklärt hat.

Enge Vorgaben vermeiden

Auftraggeber, die das erste Mal ihre IT auslagern, begehen bei der Ausschreibung besonders viele Fehler. Zumeist wollen sie die IT-Dienstleister auf den Einsatz bestimmter Technologien festlegen oder sie drängen darauf, dass die Outsourcing-Unternehmen die bestehende Infrastruktur ohne Änderung übernehmen. „Wesentlich bessere Preise lassen sich erzielen, indem man sich als Anwender mit der konsequenten Festlegung von Services und Service Levels begnügt und dem Anbieter einen angemessenen Freiraum lässt, durch eigene Technologien die gewünschten Skaleneffekte zu erzielen“, sagt Regniet.

Eine Ausschreibung ist nur dann erfolgreich, wenn die IT-Dienstleister zur Abgabe von Angeboten motiviert werden. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn ein Anbieter auf Skalen-Effekte hoffen darf: Mehrere, aber nicht zu viele Kunden ähnlicher Größe mit vergleichbaren Service-Anforderungen aus der gleichen Branche.

Keine Preismodelle vorgeben

Auftraggeber neigen dazu, das Preismodell für den zukünftigen Vertrag schon in der Angebotsphase vorzugeben. Besser ist es auf das zu achten, was das Angebot enthält und was nicht. Das Preismodell muss nicht so detailliert sein wie der Vertrag. Eine gröbere Struktur reicht völlig aus.

In der Angebotsphase ist es wichtig, Projekt- und Betriebskosten konsequent getrennt zu betrachten. Der Auftraggeber kann die Finanzierung von Projektkosten zu einem späteren Zeitpunkt berücksichtigen. Bei den Betriebskosten sollte die Sicht stets auf die gesamte Vertragsdauer und nicht nur auf ein Jahr gerichtet werden. Dazu gehören auch Restwerte am Vertragsende, welche unbedingt in einer wirtschaftlichen Gesamtbetrachtung enthalten sein müssen.

Im Nachgang eines Angebots sollte ausreichend Zeit dafür verwendet werden, technische Details und die gegenseitigen Erwartungen abzuklären. Jeder IT-Dienstleister geht davon aus, dass derlei Nachverhandlungen stattfinden, gerade auch mit Blick auf die Preise. Doch auch wenn einzelne Outsourcer hierbei zu Zugeständnissen in der Größenordnung von bis zu 30 Prozent bereit sind, muss die Erwartungshaltung der Anwender realistisch bleiben. „So hohe Nachlässe sind seltene Einzelfälle, erwarten darf man jedoch zwischen 10 und 15 Prozent“, sagt Regniet.

Tiefstpreise und schlechte Leistungen

Trotz der guten IT-Konjunktur finden sich immer noch Anbieter, die Tiefstpreise akzeptieren, so dass sie über mehr als die Hälfte der Laufzeit des Vertrags keine Gewinne erzielen. Regniet rät von derlei Verträgen ab. Grund: Der Druck auf die Organisation des Dienstleisters wird zu groß. Der Auftraggeber ist nicht mehr attraktiv und wird als Kunde zweiter Klasse behandelt. Genauer: Der Outsourcing-Dienstleister erfüllt häufig nur noch die zwingend zu erreichenden Service Levels. „Jede Kulanzleistung entfällt“, warnt Regniet.